Pod jedną nazwą kryją się dwie różne rzeczy, a pomyłka między nimi kosztuje albo niepotrzebny druk, albo brak wydruku tam, gdzie jest naprawdę potrzebny.
Dwa znaczenia jednej nazwy
Dokumentacja przetargowa w znaczeniu potocznym to komplet, który przygotowuje zamawiający — specyfikacja warunków zamówienia wraz z załącznikami. Przy robotach budowlanych przedmiot zamówienia opisuje się dokumentacją projektową oraz specyfikacjami technicznymi wykonania i odbioru robót; jeżeli zamówienie obejmuje zaprojektowanie i wykonanie, zamiast nich pojawia się program funkcjonalno-użytkowy (art. 103 ust. 1 i 2 Prawa zamówień publicznych). To w tym komplecie są rysunki, przedmiary i opisy techniczne.
Drugie znaczenie to oferta, którą składa wykonawca — formularz ofertowy, oświadczenia, pełnomocnictwa, czasem kosztorys. Rysunków zwykle nie zawiera.
Rozróżnienie ma dziś znaczenie praktyczne, bo tylko jedna z tych rzeczy trafia jeszcze na papier.
Ofertę składa się elektronicznie i przesądza to ustawa
W postępowaniach o wartości równej progom unijnym lub od nich wyższej ofertę składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej, czyli w postaci dokumentu opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Poniżej progów unijnych rygor nieważności obowiązuje tak samo — różnica polega na tym, że dopuszczalna jest wtedy również postać elektroniczna opatrzona podpisem zaufanym albo osobistym (art. 63 ust. 1 i 2 ustawy z 11 września 2019 r. — Prawo zamówień publicznych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 793).
Pytanie „ile papierowych kompletów oferty przygotować” straciło więc adresata w zamówieniach publicznych.
Trzy sytuacje, w których papier jest dopuszczalny mimo elektronizacji
Zasada z poprzedniego akapitu ma wyjątki i warto je znać, zanim uzna się, że papierowa oferta zawsze oznacza odrzucenie.
- Zamówienia poniżej progu stosowania ustawy. Do postępowań wszczętych od 1 stycznia 2026 r. próg wynosi 170 000 zł netto — wcześniej było to 130 000 zł i ta kwota obowiązuje nadal w postępowaniach wszczętych przed tą datą (art. 2 ust. 1 pkt 1). Poniżej progu ustawy się nie stosuje, więc formę określa sam zamawiający i papier jest dopuszczalny.
- Odstąpienie od komunikacji elektronicznej przez zamawiającego. Ustawa pozwala na to między innymi wtedy, gdy zamówienie jest na tyle wyspecjalizowane, że wymagałoby formatów plików lub narzędzi niedostępnych powszechnie, gdy konieczne byłoby pozyskanie specjalistycznych urządzeń biurowych, a także gdy przekazywane mają być modele fizyczne, modele w skali lub próbki (art. 65 ust. 1). Powód odstąpienia zamawiający opisuje w protokole postępowania, a dokumenty przekazuje się wtedy pocztą, osobiście lub przez posłańca.
- Postępowania poza Prawem zamówień publicznych. Przetargi prywatne i zapytania podwykonawcze organizowane przez generalnych wykonawców nie podlegają tej ustawie w ogóle — obowiązuje to, co zapisano w warunkach danego postępowania.
Poza tymi przypadkami wymóg formy elektronicznej obowiązuje z rygorem nieważności, a oferta złożona na papierze nie wywołuje skutku prawnego. Wątpliwości co do konkretnego postępowania rozstrzyga jego dokumentacja, a nie ogólna zasada — poniższe uwagi dotyczą druku, nie zastępują analizy prawnej.
Papier nie zniknął, tylko przesunął się o krok wcześniej
Elektroniczne jest składanie oferty. Nie jest elektroniczna praca nad jej wyceną.
Wykonawca, który zamierza startować w przetargu na roboty budowlane, pobiera z platformy komplet dokumentacji projektowej i musi go przerobić: kosztorysant liczy pozycje, przygotowanie produkcji sprawdza rozwiązania, kierownictwo kontraktu szacuje ryzyka. Przy inwestycji liniowej albo kubaturowej to setki arkuszy, często w formatach A1 i A0. Robi się to na papierze, bo rysunku o szerokości metra nie da się sensownie czytać na ekranie laptopa, a przy wycenie kilka osób pracuje nad tym samym arkuszem jednocześnie.
To jest komplet, który realnie się drukuje — i drukuje się go przed złożeniem oferty, często pod presją terminu składania.
Co wchodzi w komplet do wyceny
Zakres wynika z tego, co zamawiający udostępnił, ale w praktyce powtarza się kilka pozycji:
- rysunki — plany zagospodarowania, rzuty, przekroje, profile podłużne, schematy branżowe,
- przedmiary robót — podstawa kosztorysu ofertowego,
- specyfikacje techniczne wykonania i odbioru robót,
- opisy techniczne i warunki umowne, zwykle w formatach małych.
Formaty mieszają się w jednym komplecie: rysunki wielkoformatowe idą na A1 i A0, opisy na A4. Komplet składa się potem do A4, żeby dało się go wpiąć i przewozić.
Ile egzemplarzy
Dla wyceny oferty żaden przepis liczby nie ustala — to komplet roboczy, na wewnętrzne potrzeby wykonawcy. Liczba wynika z tego, ile zespołów pracuje równolegle: osobno kosztorys, osobno przygotowanie produkcji, osobno branże.
W postępowaniach prowadzonych poza reżimem Prawa zamówień publicznych — u prywatnych inwestorów i w przetargach podwykonawczych organizowanych przez generalnych wykonawców — bywa inaczej: tam zamawiający wciąż potrafi zażądać oferty w formie papierowej. Z naszej praktyki najczęściej był to oryginał i dwie–trzy kopie, przy dużych postępowaniach więcej. To obserwacja z realizowanych zleceń, nie wymóg wynikający z przepisu — obowiązuje to, co stoi w warunkach konkretnego postępowania.
Co sprawdzić przed wysłaniem plików do druku
- Czy pliki są w PDF. Formaty otwarte renderują się różnie na różnych maszynach — podmieniają się czcionki, odnośniki zewnętrzne nie przenoszą się razem z plikiem.
- Czy skala jest zapisana w pliku. Rysunek wydrukowany „do strony” przestaje się zgadzać z wymiarami i nie nadaje się do sprawdzania rozwiązań.
- Czy komplet jest kompletny. Braki wychodzą zwykle w połowie wyceny, kiedy na poprawki nie ma już czasu.
- Ile dni zostało do terminu składania. To ono, a nie objętość, zwykle decyduje o tym, co da się zdążyć.
Komplet do wyceny drukujemy i kompletujemy u siebie — plotery HP PageWide XL, składanie A0 do A4, oprawa tomów. Rysunki i opisy obsługuje druk CAD, a spięcie kompletu w tomy zgodne z wymaganiami zamawiającego — oprawa projektów budowlanych.
